Cómo hacer una auditoría digital rápida en tu entidad sin ser técnica ni tener presupuesto

En este artículo te contamos cómo cualquier entidad social, por pequeña que sea, puede revisar su ecosistema digital de forma sencilla, humana y realista. Hacer una auditoría no tiene por qué ser un proceso técnico ni costoso: basta con pararse, observar lo que ya usamos, construir un mapa TIC con sentido común y generar conversaciones que nos ayuden a entendernos mejor como organización. A veces, el primer paso para transformarse digitalmente no es cambiarlo todo, sino mirar con atención lo que ya tenemos entre manos.

Hay palabras que suenan más grandes de lo que son. “Auditoría digital” es una de ellas. Evoca informes infinitos, consultoras carísimas, gráficos con colores corporativos y presentaciones de PowerPoint llenas de jerga. Pero en realidad, auditar lo digital en una organización del tercer sector no debería ser un lujo, ni mucho menos una tarea exclusiva para especialistas. Porque no estamos hablando de hacer magia ni de implementar inteligencia artificial —aunque suene tentador—, sino de mirar con honestidad lo que ya estamos haciendo, cómo lo hacemos y qué necesitamos para hacerlo mejor. Y eso, con algo de tiempo y una mirada crítica, está al alcance de cualquiera.

Empezar una auditoría digital sin medios ni formación específica es como hacer limpieza general en una casa que lleva meses funcionando a toda velocidad. No se trata de construir nada nuevo, sino de detenerse, abrir armarios, mirar debajo de las alfombras digitales y preguntarse: ¿esto sigue funcionando?, ¿esto lo usamos?, ¿esto tiene sentido para quienes somos hoy? Y si la respuesta es “no lo sé”, bienvenida sea, ya tienes algo que revisar.

Un buen punto de partida suele ser identificar los canales que usamos cada día. ¿Tenemos redes sociales activas? ¿Una web que actualizamos? ¿Una base de datos de personas usuarias o colaboradoras? ¿Dónde guardamos la información sensible? Este tipo de preguntas, lejos de ser técnicas, apelan al sentido común y a la memoria colectiva de la entidad. Puede ser útil quedar una mañana con el equipo y, en una pizarra o mural compartido, ir mapeando todo lo que usamos en el día a día. No hace falta ser exhaustivas ni perfectas: lo importante es no dejar fuera lo invisible, lo que damos por hecho. A veces lo digital más crítico no es un software, sino una carpeta en el escritorio de alguien que se va a jubilar en dos meses.

Tu Mapa TIC

Lo que estarás haciendo, sin saberlo, es construir tu propio mapa TIC: una representación sencilla pero valiosísima de las tecnologías que forman parte del día a día de tu entidad. Un mapa TIC no es solo una lista de herramientas: es una fotografía del sistema digital que sustenta tu trabajo, con sus fortalezas, sus puntos ciegos y sus dependencias. Tenerlo a la vista ayuda a tomar decisiones con más criterio, detectar duplicidades y, sobre todo, entender que lo digital no es una capa externa, sino parte de nuestra estructura organizativa.

El mapa TIC actúa como una brújula que orienta nuestras acciones tecnológicas. Al visualizarlo, podemos identificar qué herramientas están alineadas con nuestra misión y cuáles podrían estar generando fricciones o redundancias. Además, facilita la comunicación interna, ya que todo el equipo puede tener una comprensión compartida de las herramientas disponibles y su propósito. Este ejercicio también es una oportunidad para reflexionar sobre la sostenibilidad digital: ¿estamos utilizando tecnologías que podremos mantener en el tiempo? ¿Tenemos planes de contingencia si alguna herramienta deja de estar disponible?

Construir este mapa no requiere de software especializado ni de conocimientos técnicos avanzados. Basta con una pizarra, post-its o una hoja de cálculo compartida donde se enumeren las herramientas, su función, las personas responsables y cualquier observación relevante. Lo importante es que sea un reflejo honesto y útil de nuestra realidad digital, que pueda ser actualizado y consultado regularmente.

Lo que nos podemos encontrar

La mayoría de las entidades sociales, sobre todo las pequeñas y medianas, han ido adoptando herramientas digitales de forma orgánica, a trompicones, como se ha podido. Un poco de WhatsApp por aquí, un Excel que heredamos de la técnica anterior, un Drive que nadie sabe muy bien de quién es, una web que hicimos en 2017 y que nadie se atreve a tocar. Y, sin embargo, todo eso forma parte del ecosistema digital de la entidad. Hacer una auditoría es, simplemente, ponerlo todo sobre la mesa y mirarlo con ojos nuevos.

Lo primero que suele sorprender es la cantidad de cosas que ya están en marcha. No somos tan analógicas como pensábamos. Pero también aparecen contradicciones: herramientas duplicadas, procesos que dependen de personas concretas (y por tanto frágiles), documentos importantes en lugares invisibles, canales que abrimos con ilusión y dejamos morir. No hace falta una hoja de cálculo con puntuaciones del 1 al 10; basta con registrar lo que encontramos, anotar impresiones, compartirlas con el equipo y preguntar: ¿esto nos sirve? ¿Lo entiende alguien que llegue nueva a la entidad? ¿Está alineado con lo que hacemos y para quién lo hacemos?

Si hay algo que ayuda mucho en este proceso es tener una mirada amable. Esta no es una auditoría para juzgar ni para señalar errores, sino para entendernos mejor. Para ver qué decisiones fueron útiles en su momento, aunque hoy ya no nos encajen. A veces, una herramienta que parece obsoleta sigue siendo útil porque está integrada en las rutinas del equipo. Otras veces, una aplicación moderna no ha cuajado porque nunca hubo tiempo para aprender a usarla. Y está bien. Es parte de la historia digital de cada organización.

Otro truco sencillo, pero potente: nombra una persona que acompañe el proceso, no como experta, sino como facilitadora. Alguien que escuche, que recoja lo que se dice, que ayude a sintetizar sin imponer. Porque si algo tiene esta auditoría es que no se trata tanto de hacer un documento perfecto como de generar conversaciones. A veces, un comentario en voz alta del tipo “¿sabíais que tenemos dos newsletters distintas?” puede ser el detonante para reorganizar todo un canal de comunicación.

Hacer esta auditoría interna puede ser incluso sanador. No hay que pensarla como una tarea más en la lista, sino como una oportunidad para cuidar nuestro trabajo invisible: ese que pasa por correos, carpetas compartidas y redes sociales. Y sí, claro que al final puede salir una lista de mejoras o de tareas futuras, pero lo más importante es el proceso, la conversación, la mirada compartida.

Quizás no podamos cambiarlo todo de golpe. Quizás sigamos usando el mismo Excel un tiempo más. Pero al menos sabremos por qué lo usamos, qué limitaciones tiene y qué necesitaríamos si algún día lo queremos cambiar. Y eso, en un entorno en el que el tiempo y los recursos escasean, ya es mucho.

Porque a veces, lo más transformador no es adoptar una nueva tecnología, sino entender la que ya usamos. Y si lo hacemos juntas, con mirada crítica pero también con cuidado, esa transformación ya habrá empezado.

Aprendiendo de quiénes más saben

Si hay una entidad que es experta en esto del Mapa TIC y de la que podemos aprender muchísimo, sin duda es SinergiaTIC. Como colofón de este post os compartimos un vídeo de uno de sus webinars sobre qué es eso del mapa TIC y cómo entenderlo en las entidades sociales.